Privacy & cookies

Bijgewerkt op 17 oktober 2026

Wie is verantwoordelijk?

Ruby van Herpen is onder de namen Ruby Diamond VA en RD Virtual Assistent verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens bij contactaanvragen en de dienstverlening. De onderneming is gevestigd in Eindhoven en ingeschreven bij de KvK onder nummer 42081745. Voor vragen over privacy kun je mailen naar info@ruby-diamond.com.

Als je contact opneemt

Wanneer je mailt of een check-in invult, ontvang ik de gegevens die je zelf deelt. Denk aan je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, eventuele contactgegevens en informatie over je hulpvraag, wensen en gewenste startdatum. Ik gebruik die gegevens om je vraag te beantwoorden, een kennismaking voor te bereiden en een passend voorstel te maken. Het gaat om stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst. Voor zakelijke contactpersonen kan het gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen af te handelen de grondslag zijn.

Je bent niet verplicht een check-in in te vullen; je kunt ook rechtstreeks contact opnemen. Zonder voldoende contactgegevens kan ik mogelijk niet op je aanvraag reageren. Deel geen wachtwoorden, medische gegevens of vertrouwelijke informatie over jouw klanten in de check-ins. Als een opdracht zulke informatie vraagt, maken we daar vooraf afzonderlijke afspraken over.

Als we gaan samenwerken

Bij een opdracht gebruik ik de noodzakelijke contact-, opdracht- en factuurgegevens om onze overeenkomst uit te voeren en aan administratieve verplichtingen te voldoen. Het verwerken van persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers valt buiten deze algemene website-intake; daarvoor spreken we waar nodig afzonderlijk de verantwoordelijkheden en verwerking af.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Gegevens uit een vrijblijvende aanvraag bewaar ik zolang dat nodig is om je hulpvraag af te handelen en eventuele vervolgvragen of afspraken te kunnen onderbouwen. De inhoud van de vraag, het verloop van het contact en eventuele wettelijke verplichtingen bepalen de termijn. Als de gegevens daarvoor niet meer nodig zijn, horen ze te worden verwijderd. Voor facturen en andere gegevens uit de fiscale basisadministratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Welke dienstverleners zijn betrokken?

De check-ins openen op Google Forms. Voor de ontvangst en verwerking van aanvragen gebruik ik Google Workspace, waaronder Forms en Gmail. De website wordt aangeboden via OpenAI Sites, met technische infrastructuur van Cloudflare. Bij een websitebezoek kunnen deze partijen technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browserinformatie en verzoeken aan de server, om de website te leveren en te beveiligen.

Voor informatie over deze aanbieders kun je hun uitleg raadplegen: Google, OpenAI en Cloudflare. Zij kunnen gegevens internationaal verwerken, waaronder buiten de Europese Economische Ruimte. De toepasselijke afspraken en doorgiftemechanismen staan in hun voorwaarden en privacy-informatie. Bij externe websites gelden daarnaast de voorwaarden van die aanbieder.

Cookies en externe inhoud

Deze website gebruikt Cloudflare Web Analytics om inzicht te krijgen in bezoekersaantallen en bekeken pagina’s en de website te verbeteren. Volgens Cloudflare gebruikt deze meting geen cookies of lokale opslag en volgt zij bezoekers niet over verschillende websites. Cloudflare ontvangt hiervoor gegevens over paginabezoeken en prestaties. Meer informatie staat in de uitleg van Cloudflare. Er zijn geen advertentiepixels ingebouwd. De lettertypen en afbeeldingen worden rechtstreeks vanaf deze website geladen. Google Forms en Instagram zijn links; hun inhoud wordt niet automatisch in de pagina geladen.

Bij de technische controle is de beveiligingscookie __cf_bm van Cloudflare aangetroffen. Deze helpt automatisch verkeer en misbruik te herkennen en verloopt volgens Cloudflare na 30 minuten zonder activiteit. Cloudflare kan bij een beveiligingscontrole ook een noodzakelijke cookie gebruiken om de uitkomst van die controle te onthouden. Meer uitleg staat in Cloudflares cookie-informatie. Voor uitsluitend noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig. Er staat daarom geen keuze tussen het accepteren en weigeren van marketingcookies op deze site: die worden hier niet ingezet. Als er later diensten bijkomen waarvoor toestemming nodig is, moeten die uit blijven totdat je toestemming geeft, en moet je die toestemming ook weer kunnen intrekken.

Jouw rechten

Je kunt vragen welke persoonsgegevens ik van je heb en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering. Afhankelijk van de situatie kun je ook vragen om beperking of overdracht van gegevens, of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerder gebruik verandert. Wettelijke bewaarplichten kunnen betekenen dat ik niet alles direct kan verwijderen.

Stuur je verzoek naar info@ruby-diamond.com. Ik kan je vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen en reageer in beginsel binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en wijzigingen

Deze website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding. Geef in een eerste aanvraag alleen informatie die nodig is om je vraag te begrijpen. Deze verklaring wordt aangepast als de website of het gebruik van persoonsgegevens verandert; de datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.